מחפשים כלי מתאים, מעלים את הקובץ, מורידים את התוצאה, וממשיכים לעבוד. אבל באמצע הייתה עוד פעולה אחת: העברתם מסמך של הלקוח למערכת חיצונית.
השאלה אינה אם הכלי נוח או חינמי. השאלה היא מי קיבל גישה למסמך, לכמה זמן, ולאיזו מטרה.
חמש שאלות לפני שלוחצים UPLOAD
- האם הקובץ מעובד מקומית בדפדפן, או נשלח לשרת חיצוני?
- האם הוא נמחק בתום הפעולה, ומי מתחייב לכך?
- היכן נמצאים השרתים, והאם מדובר בהעברת מידע לחו"ל?
- האם הספק רשאי לעשות במידע שימושים נוספים?
- האם היה צורך להעלות את המסמך המלא, או שאפשר היה לצמצם ולהשחיר?
הלכה למעשה
מה אומר הדין?
קודם כול: סודיות וחיסיון. חומרי לקוח כפופים לחובת סודיות מקצועית, וחלקם מוגנים אף בחיסיון עו"ד לקוח בהתאם לדין. מסמך לקוח אינו עוד "סתם קובץ": חובת הסודיות הקבועה בכלל 19 לכללי האתיקה, לצד החיסיון לפי סעיף 90 לחוק לשכת עורכי הדין, חלות עליו גם כשהוא בפורמט PDF. חשיפה של חומר סודי או חסוי עלולה ליצור נזק בלתי הפיך.
ולאחר מכן: הפרטיות. אין איסור גורף על שימוש בכלי מקוון כשירות חיצוני. אך כאשר השירות החיצוני כרוך במתן גישה למידע אישי ממאגר מידע, יש לבחון את תחולת תקנה 15 לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) ולהסדיר את ההתקשרות בהתאם. שרת הנמצא מחוץ לישראל מחייב לבדוק את תחולת תקנות העברת מידע אל מחוץ לישראל ואת התנאים להעברה ועוד.
מה עושים
- העדיפו כלי המעבד את המידע מקומית במחשב שלכם, אך אל תניחו שהוא לא מעלה לרשת - ודאו זאת!!!.
- מאשרים מראש רשימת כלים מותרים למשרד, במקום חיפוש אד-הוק לפי צורך.
- מצמצמים לפני ההעלאה: עמוד בודד במקום תיק שלם, השחרה, ובחינת הסרת מטא-דאטה.
הבדיקה של השבוע
בפעם הבאה שמישהו צריך לערוך את ה-PDF, שאלו אותו: איך? אם התשובה היא "איזשהו אתר באינטרנט", מצאתם נוהל שכדאי להסדיר. לפעמים הסיכון לא מתחיל במתקפת סייבר. הוא מתחיל בכפתור UPLOAD.
התוכן נועד להעשרה מקצועית ואינו מהווה ייעוץ משפטי או תחליף לו.
