איך להשתמש בשאלון
בחרו את סוג המשרד. הדוגמאות בכל שאלה מותאמות להקשר המקצועי.
ענו בכנות. כן, חלקית או לא. אין צורך לעבור מבחן.
בחרו פער אחד לטיפול. המטרה היא סדר עדיפויות, לא רשימת משימות אינסופית.
משרדי עורכי דין
שימוש
- 01
האם אתם יודעים מי במשרד משתמש בכלי AI, באילו כלים ולאילו משימות?
כולל שותפים, עורכי דין, מתמחים, מנהלה וספקים חיצוניים.
- 02
האם קיימת רשימה ברורה של שימושים מותרים, מוגבלים ואסורים?
למשל מחקר, סיכום, ניסוח, תמלול, ניתוח מסמכים או תקשורת עם לקוחות.
- 03
האם השימוש מתבצע בכלים וחשבונות שאושרו למשרד, ולא בחשבונות פרטיים ללא בקרה?
בדקו גם הרחבות דפדפן, כלי תמלול וכלי AI שמוטמעים בתוכנות אחרות.
מידע
- 04
האם ברור לצוות איזה מידע אסור או מוגבל להזין לכלי AI?
במיוחד מסמכי לקוח, מידע חסוי, מידע אישי או רגיש, פרטי הליך וחומר שטרם פורסם.
- 05
האם המשרד בדק מה הספק עושה עם המידע, כמה זמן הוא נשמר ואילו הגדרות פרטיות ואימון חלות?
לא להסתפק בשם המוצר. יש לבדוק את השירות והתצורה שבהם משתמש המשרד בפועל.
- 06
האם הצוות יודע לצמצם, להשחיר או להוציא פרטים שאינם נחוצים לפני שימוש ב-AI?
מינימיזציה היא שכבת שליטה מעשית גם כאשר השימוש עצמו מותר. השחרה משלימה כלי מאושר ואינה מחליפה אותו: לפי גילוי הדעת המעודכן של ועדת האתיקה, השמטת שם הלקוח אינה הגנה מספקת.
איכות
- 07
האם קיימת חובת בקרה אנושית (Human Review) לפני הסתמכות על תוצר AI בעבודה מקצועית?
תוצר שנשמע משכנע אינו תחליף לבדיקה מקצועית.
- 08
האם קיימת דרך סדורה לאמת ציטוטים, אסמכתאות, עובדות ומסקנות שהופקו באמצעות AI?
במיוחד כאשר התוצר נכנס למסמך משפטי, חוות דעת, פנייה או החלטה מקצועית.
- 09
האם ברור מתי יש לתעד שימוש מהותי ב-AI בתיק או בתהליך העבודה?
המטרה היא עקיבות ובקרה, לא תיעוד לשם תיעוד.
ממשל
- 10
האם יש במשרד בעל תפקיד מוגדר שמאשר כלים, שימושים וחריגים?
אם אין בעל תפקיד ברור, ההחלטות נוטות להתפזר בין משתמשים.
- 11
האם כלי חדש עובר בדיקת ספק, תנאים, אבטחה, מידע והרשאות לפני שימוש?
רצוי להגדיר תהליך קצר וקבוע במקום בדיקה אד־הוק.
- 12
האם קיימת דרך לדווח ולטפל באירוע, טעות או שימוש לא מאושר ב-AI?
לדוגמה העלאת מסמך שגוי, חשיפת מידע או הסתמכות על תוצר לא נכון.
אנשים
- 13
האם העובדים עברו הדרכה שמותאמת לעבודה המשפטית בפועל ולא רק הסבר כללי על AI?
הדרכה טובה כוללת דוגמאות, כללי מידע ובקרת תוצרים.
- 14
האם יש לצוות ערוץ פשוט לשאול לפני שימוש לא ברור או לדווח על כלי חדש?
ערוץ לשאלות מצמצם שימוש לא מאושר (Shadow AI) טוב יותר מאיסור שאינו ישים.
- 15
האם המדיניות, רשימת הכלים וההדרכה נבדקות מחדש באופן תקופתי?
כלים, תכונות, תנאים ושימושים משתנים מהר. מנגנון סקירה צריך להיות חלק מהמערכת.
משרדי רואי חשבון
שימוש
- 01
האם אתם יודעים מי במשרד משתמש בכלי AI, באילו כלים ולאילו משימות?
כולל שותפים, רואי חשבון, מתמחים, מנהלי חשבונות, חשבות שכר וספקים חיצוניים.
- 02
האם קיימת רשימה ברורה של שימושים מותרים, מוגבלים ואסורים?
למשל סיכום חומר, ניסוח, ניתוח נתונים, הכנת טיוטות, תמלול או תמיכה בעבודה חשבונאית ומיסויית.
- 03
האם השימוש מתבצע בכלים וחשבונות שאושרו למשרד, ולא בחשבונות פרטיים ללא בקרה?
בדקו גם תוספים לגיליונות, כלי תמלול וכלי AI שמוטמעים במערכות משרדיות.
מידע
- 04
האם ברור לצוות איזה מידע אסור או מוגבל להזין לכלי AI?
במיוחד דוחות כספיים לא פומביים, נתוני שכר, מסמכי מס, פרטי בנק, נתוני לקוחות ומידע עסקי רגיש.
- 05
האם המשרד בדק מה הספק עושה עם המידע, כמה זמן הוא נשמר ואילו הגדרות פרטיות ואימון חלות?
בדקו את השירות והתצורה שבהם משתמש המשרד בפועל, ולא רק את שם הכלי.
- 06
האם הצוות יודע לצמצם, להשחיר או להוציא פרטים שאינם נחוצים לפני שימוש ב-AI?
לעיתים ניתן לקבל ערך מהכלי בלי להעביר מזהים, סכומים או מסמכים מלאים.
איכות
- 07
האם קיימת חובת בקרה אנושית (Human Review) לפני הסתמכות על תוצר AI בעבודה מקצועית?
AI יכול לסייע, אך האחריות לבדיקת הנתונים, החישובים והמסקנות נשארת אנושית ומקצועית.
- 08
האם קיימת דרך סדורה לאמת חישובים, מקורות, תקנים, הוראות מס ועובדות שהופקו באמצעות AI?
במיוחד כאשר התוצר משפיע על דיווח, חוות דעת, עבודה מול לקוח או החלטה מקצועית.
- 09
האם ברור מתי יש לתעד שימוש מהותי ב-AI בניירות העבודה או בתהליך?
המטרה היא עקיבות ובקרה בהתאם לאופי העבודה ולמדיניות המשרד.
ממשל
- 10
האם יש במשרד בעל תפקיד מוגדר שמאשר כלים, שימושים וחריגים?
כדאי שהאחריות תהיה ברורה בין הנהלה, IT, אבטחת מידע ובעלי תפקידים מקצועיים.
- 11
האם כלי חדש עובר בדיקת ספק, תנאים, אבטחה, מידע והרשאות לפני שימוש?
כלי שמתחבר לדוא״ל, קבצים או מערכות פיננסיות דורש תשומת לב מיוחדת.
- 12
האם קיימת דרך לדווח ולטפל באירוע, טעות או שימוש לא מאושר ב-AI?
למשל חשיפת נתוני לקוח, חישוב שגוי או שימוש בכלי שלא אושר.
אנשים
- 13
האם העובדים עברו הדרכה שמותאמת לעבודה החשבונאית והמיסויית בפועל?
הדרכה טובה עוסקת בדוגמאות, מידע, בקרת תוצרים והסלמה.
- 14
האם יש לצוות ערוץ פשוט לשאול לפני שימוש לא ברור או לדווח על כלי חדש?
כאשר השאלות מקבלות מענה, קל יותר לגלות שימושים חדשים לפני שהם הופכים לשימוש לא מאושר (Shadow AI).
- 15
האם המדיניות, רשימת הכלים וההדרכה נבדקות מחדש באופן תקופתי?
הכלים והתנאים משתנים במהירות, ולכן ממשל AI דורש סקירה מתמשכת.
השאלון נועד למיפוי ראשוני של תהליכים ובקרות. הוא אינו קובע עמידה בדין, בכללי אתיקה או בתקנים מקצועיים, ואינו תחליף לבדיקה משפטית או מקצועית פרטנית.